Tips til oppfølgingsspørsmål ved hjemmekontor

Hvordan er det å være leder når oppfølging skjer gjennom kamera?

Vi har snakket med mange ledere som synes det har vært krevende å lede under pandemien. Å følge opp drift, arbeidsoppgaver og det fysiske arbeidsmiljøet har gått bra for de fleste. Men det psykososiale arbeidsmiljøet har gått under radaren, og det samme med bekymringssamtaler. Ikke fordi vi ikke vil, men fordi det føles unaturlig, kontrollerende og invaderende å ta slike samtaler gjennom et kamera, og ikke ansikt til ansikt.

Det krever litt mer å lede gjennom et kamera fordi du ikke kan lese noe ut av konteksten utover den lille firkantede skjermen du ser. Mimikk og stemme blir annerledes, og det blir vanskeligere å fange opp nyanser og endringer. Så du må være tettere på og mer konkret på hva du vil vite.

Her har vi samlet tips til deg som skal ha samtaler med ansatte du er bekymret for, eller du vil følge opp litt ekstra på hjemmekontoret av ulike årsaker:

Rammer:

• Bruk noen minutter på innledningen og sett ord på at du også synes dette er en annerledes og uønsket måte å følge opp på, når det skjer gjennom kamera og ikke ved fysisk møte
• Ha heller hyppige og korte samtaler, enn få og lange. Du får sagt mye på 5-10 minutter, så ikke la tid være en hindring
• Ha på kamera. Vi må se hverandre selv om vi ikke er fysisk sammen
• Avklar mulige forstyrrelser. Er medarbeideren alene, hvem andre er i rommet, kan noen høre samtalen? Er det andre forstyrrelser som kan påvirke samtalen?

Oppfølgingsspørsmål:

Still konkrete spørsmål. Unngå overfladiske spørsmål som «hvordan går det» og «har du nok å gjøre». Da svarer vi som regel at «det går bra.» Et så åpent spørsmål inviterer ikke til ærlige og eventuelt sårbare temaer.

• Hva er det som motiverer deg på hjemmekontoret akkurat nå?
• Hvordan er dine rutiner og struktur i hverdagen?
• Hva er bra med hjemmekontor? Hva er ikke så bra?
• Alternativ: På en skala fra 1-5, hvordan synes du er å jobbe hjemmefra? Hva skal til for å komme på 5?
• Hvordan opplever du samhandling og kommunikasjon med kolleger?
• Hvordan opplever du sosial tilhørighet til teamet/avdelingen når vi jobber hjemmefra?
• Hva skal til for å kjenne sosial tilhørighet ved hjemmekontor?
• Hvordan opplever du kommunikasjon og oppfølging fra meg som leder?
• Hvilke forventninger har du til oppfølging fra meg som leder?

På denne måten viser du interesse for medarbeidernes arbeidshverdag, og at du forstår at det er annerledes å jobbe og å lede fra hjemmekontor.

Ved konkrete bekymringer:

• Fortell konkret hva som gjør at du er bekymret. Beskriv det du har observert knyttet til endringer i atferd, prestasjoner eller fravær
• Målet for samtalen er å si at du er bekymret. Din oppgave er ikke å identifisere et problem eller stille diagnose, men å reagere på endringer som fører til negative konsekvenser for arbeidssituasjonen
• Inviter til hyppige og korte samtaler
• Søk råd hos bedriftshelsetjeneste hvis dere har, eller andre ressurser som kan bidra
• Avtal alltid en ny samtale og skriv referat eller et notat etter samtalen. Dette er like viktig etter Teams-samtaler som ellers

Til slutt, det beste er selvsagt å møtes fysisk. Vær kreativ – gå en tur, møt hverandre ute i en park eller andre nøytrale steder. Ingenting kan erstatte fysiske møter.