Digitalt verktøy har hjulpet Skatteetaten: – Hele målet er å senke terskelen for å ta opp et problem
Publisert: 30.01.2023
Skrevet av: Julie Sørensen Molvik
Ved å utvikle et internt digitalt opplæringsverktøy, har Skatteetaten klart å nå flere ansatte enn noen gang med sitt forebyggingsarbeid. Samtidig så de at måten de kommuniserte retningslinjene på, kunne forbedres.
I en landsdekkende organisasjon med 7000 ansatte og 57 kontorer, krever det endel å lære opp alle innen HMS på en effektiv måte. Derfor laget de et digitalt opplæringsverktøy, hvor også forebygging og håndtering av problematisk bruk av rusmidler- og spill er inkludert.
Når vi egentlig frem med informasjonen?
Som mange andre bedrifter, hadde Skatteetaten i mange år hatt retningslinjer for forebygging og håndtering av problematisk bruk av rusmidler og spill. Men hva stod i de retningslinjene? Og hvordan formidlet de innholdet til de ansatte? Visste egentlig de ansatte hvor de kunne gå hvis de trengte hjelp?
Vendepunktet kom da hovedverneombud Lena Vanja Småriseth var på et kurs hos Akan kompetansesenter. Hun kom tilbake til Skatteetaten med et klart budskap: «Nå må vi gjøre policyen vår kjent blant alle ansatte.»
– Hovedverneombudet har jevnlig sparket oss litt i leggen. Måten vi har formidlet det på og i hvilken grad det har vært kjent og brukt, har vært variabelt. Nå formidler vi det på en annen måte, sier Hilde Ingeborg Joakimsen, HR-rådgiver.
Etter hvert så Skatteetaten at hvordan de formidlet det på, kunne ha godt av en modernisering. Og ikke minst: Hvordan skulle de få all informasjonen ut til alle 7000 ansatte på en effektiv måte?
Tilpasset med Skatteetaten sitt “språk”
De valgte å ta i bruk de digitale mulighetene. Skatteetaten bruker det digitale verktøyet “Motimate” til opplæring innen HR, ledelse, HMS, arbeidsmiljø og fag. Der la de også inn Akan-arbeidet. Den delen av verkøyet er laget i tett samarbeid med seniorrådgiver i Akan kompetansesenter, Stian Fjerdingen. Det er spilt inn videoer, og verktøyet er interaktiv og lett å bruke.
Et eksempel fra verktøyet Motimate, her med vår egen rådgiver Stian Fjerdingen om samtaleteknikk.
– Skatteetaten har utviklet egne læringsmoduler og aktivt testet ut innholdet på egne ansatte underveis. Det bidrar til større eierskap og engasjement til innholdet. Det får et visuelt uttrykk og et kulturelt språk de ansatte kjenner seg igjen i. Ved å bruke den interne læringsplattformen, når de også flere enn om de skulle hatt mange fysiske kurs. For oss er det givende å se at virksomheter ser nytten av å bruke vår kunnskap og kompetanse på denne måten, sier Stian Fjerdingen.
Kurset er delt inn i ulike moduler for ledere og ansatte, og er obligatorisk å gjennomføre. En av modulene er et samtaleverktøy, som handler om hvordan du kan gå frem når du er bekymret for en ansatt.
Ved hjelp av det digitale verktøyet, når de utrolig mange flere enn om alle ansatte måtte gå på et kurs.
– Dette synes mange ledere er vanskelig. Målet med kurset er å senke terskelen for å ta opp et problem før du er sikker på om det handler om rus. Folk har en tendens til å vente for lenge med å ta praten. Vi vil senke ambisjonene. Det viktigste er at du skal formidle din bekymring, sier Joakimsen.
– Jeg er veldig stolt over opplæringen vi har laget. Perspektivet vi har er å bry seg om hverandre. I arbeidet har vi vært helt avhengig av Stian (rådgiver i Akan). Det å spisse språket så vi kommuniserer på en treffende måte, har vært kjempeviktig, sier Småriseth.
Hvordan har folk det på hjemmekontor?
Én ting er hva som står i retningslinjene, men kulturen må aktivt jobbes med hele tiden. Akkurat det er Skatteetaten veldig opptatt av.
– Du må begynne en plass for å skape en kultur for åpenhet. Ikke sitt og vent for lenge til du er helt sikker på at dette mennesket har et problem. Da kan det være for sent. Vi vil ha en kultur for å bry seg om hverandre og spørre hvordan det går. At det er rom for å si til en leder «denne personen har endret seg i det siste, kanskje det kan være lurt å ta en prat». Det er det vi vil ha frem. Det er hjelp vi tilbyr hvis man trenger det. Jeg tenker at det å ha en lukket kultur vil øke følelsen av skam hvis man skulle havne i et uføre. Da blir terskelen så mye lenger for å søke hjelp, sier Småriseth.
Og her kommer litt av tanken bak det digitale verktøyet. Da hjemmekontor ble en realitet for mange, ble HR-avdelingen bekymret for sine ansatte.
Mange har bidratt i dette arbeidet. Blant dem er Hilde Ingeborg Joakimsen, HR-rådgiver, og Lena Vanja Småriseth, hovedverneombud.
Hvordan har folk det på hjemmekontor? Hva med de som hadde kontoret som eneste «tørre tid» gjennom dagen? Hvordan skal vi ivareta og fange opp de som har det vanskelig, hjemmefra?
– Hvis du sitter alene foran pc-en og har en utfordring, kan det være lettere å ta det rusmiddelet enn når du er på kontoret, sier Småriseth.
De fikk da inn i opplæringen at de samme reglene gjelder på hjemmekontor, som på kontoret.
– Du er på jobb når du er hjemme også.
Grønt, gult eller rødt?
HR-lederen trekker frem hvor annerledes det er å jobbe med Akan kompetansesenter nå, enn det var for flere år tilbake.
– Akan-arbeidet har utviklet seg i en positiv retning. Da vi jobbet sammen tidligere, så var det kampanjer som handlet om hvor mange enheter du drikker. «Er du på grønt, gult eller rødt nivå?» Nå er det fokus på andre ting, som for eksempel den nødvendige samtalen og inkludering, forteller Joakimsen.
Hun merker også at samfunnet generelt har fått en økt bevissthet rundt at alkohol kan ha flere sider.
– Det er ikke like kleint å snakke om dette som for 10 år siden. Det er ikke rent få som har hatt et problem selv, eller er pårørende til noen som har det, sier hun.
De har inkludert Akans dilemmavideoer i deres interne verktøy. Dette opplever de er en god samtalestarter.
Fjerdingen i Akan kompetansesenter påpeker hvor viktig det forebyggende arbeidet til Skatteetaten er.
– De jobber ikke med dette fordi de har mange ansatte med store problemer, men anerkjenner at det kan være folk der som har utfordringer. Slik som i samfunnet ellers, sier han.
Lurer du på hvordan dere kan nå ut med det forebyggende arbeid på en effektiv måte i din bedrift?
Rådene fra HR- og verneombudet i Skatteetaten er:
- Start enkelt. Hvis dere ikke har retningslinjer for rusmidler og spill, så begynn med det. Dere må ikke gjøre på alt på én gang.
- Bruk digitale og fysiske møteplasser. Sett av 20 min til dette i et møte, for eksempel dilemmatrening. Det kan være første bevisstgjøring.