Hjelpe en ansatt

Som leder kan du hjelpe en ansatt med problematisk bruk av alkohol, narkotika, legemidler og spill, samtidig som du ivaretar virksomhetens interesser. Dette kan du gjøre ved å tilby den ansatte en individuell Akan-avtale. Ansatte kan også selv be om en individuell Akan-avtale for å endre egne alkohol-, rusmiddel- eller spillevaner.

Hva er en individuell Akan-avtale?

En individuell Akan-avtale er en oppfølgingsavtale mellom arbeidsgiver og medarbeideren med et problem. En individuell Akan-avtale er et tilbud der formålet er å hjelpe den ansatte, sikre tett oppfølging, samtidig som de beholder jobben. Ofte kommer Akan-avtaler i stand på bakgrunn av et brudd på policy eller arbeidsreglement. Men flere og flere Akan-avtaler opprettes på bakgrunn av en samtale basert på en bekymring, eller ved at den ansatte ber om hjelp selv. Uansett inngang er det viktig at begge parters interesser ivaretas, både virksomhetens hensyn til helse-, miljø- og sikkerhet, samt den ansattes individuelle behov for hjelpetiltak. Bak hver eneste Akan-avtale er det ett enkeltmenneske med sine utfordringer og behov, og av den grunn er hver eneste Akan-avtale unik og må tilpasses den enkelte.

Innholdet i en Akan-avtale

En Akan-avtale bør inneholde følgende punkter:

• Konkret beskrivelse av bakgrunnen for at avtalen er inngått og formålet med Akan-avtalen
• Beskrivelse av rettslig grunnlag (behandlingsgrunnlag) som rettferdiggjør behandlingen av den ansattes helseopplysninger. I dette tilfellet vil grunnlaget være samtykke
• Retten til å avslutte Akan-avtalen til enhver tid og dermed trekke tilbake et eventuelt samtykke til behandling av personopplysninger
• Hvem som er involvert i gjennomføringen av Akan-avtalen
• En helsesjekk hos lege som kan henvise videre til riktig behandlingsforløp som den ansatte bør følge, samt plan for videre oppfølging
• Tidsrom avtalen gjelder for og hvor lenge opplysninger om den ansatte vil bli lagret. Vi anbefaler at individuelle Akan-avtaler varer i to år. Alle opplysninger knyttet til Akan-avtalen slettes etter at avtalen er avsluttet eller når den ansatte slutter i virksomheten. Det er likevel slik at lengre lagring noen ganger kan være tillatt (se punkt 6 og 9 i del 2 av Veilederen).
• Oppfølging fra leder i det daglige arbeidet, og eventuelle kontrolltiltak og justeringer av arbeidsoppgaver
• Avtalen må inngås skriftlig og underskrives av vedkommende og en representant for arbeidsgiver
• Avtalen bør også opplyse om rettighetene den ansatte har til å kreve innsyn i, eller få opplysninger om seg selv rettet eller slettet. Og å protestere mot behandlingen av opplysningene eller til å klage til Datatilsynet

Det er fornuftig å bruke litt tid på utformingen av Akan-avtalen, og evaluere den underveis. Nærmeste leder har ansvar for at Akan-avtalen utformes og følges opp. Bruk gjerne vår anbefalte mal og momentliste som utgangspunkt for utforming av avtalen.

Justeringer vedrørende Personvernforordningen (GDPR) 

Ettersom individuelle Akan-avtaler behandler personopplysninger og kan inneholde sensitive opplysninger, har vi hatt en gjennomgang og kvalitetssikring av advokat for å sikre oss at GDPR ivaretas når individuelle Akan-avtaler inngås. Malen til individuelle Akan-avtaler er derfor justert og oppdatert desember 2022. 

For mer informasjon om kravene som stilles til Akan-avtalen i henhold til Personvernforordningen (GDPR), se punkt 9 i Veilederen i Akan-modellen.

Samarbeid i team

Lege eller bedriftshelsetjeneste er en viktig ressurs i utformingen og oppfølgingen av en individuell Akan-avtale, og en lege skal derfor inngå i Akan-avtalen. Den ansatte bestemmer selv om det er lege hos bedriftshelsetjenesten eller egen lege som skal involveres. Mange virksomheter har interne ressurser som HR-personell, Akan-kontakter, verneombud eller tillitsvalgte. De som medvirker og underskriver Akan-avtalen forplikter seg til gjensidig samarbeid og taushet.

Her finner du eksempel på individuell Akan-avtale

Ønsker du å vite mer? Ring vår veiledningstelefon 22 40 28 00, eller send oss en direktemelding.