Hvordan følge opp ansatte i korona-tiden?

Torsdag 12. mars snudde livene opp ned for mange av oss. Regjeringens tiltak om å stenge barnehager og skoler, samt oppfordringer om å jobbe hjemmefra for å hindre spredning av Covid-19 gjorde for min del situasjonen reell. For ja, jeg var en av de som bagatelliserte korona-krisen i starten.

Dagen etter var hjemmekontoret rigget på kjøkkenet mens barna satt på hvert sitt rom og chattet med lærer og medelever. Jeg bestemte meg tidlig for å fortsette rutinene som vanlig om morgenen som om jeg skulle på kontoret eller i et møte. Stå opp til vanlig tid, dusje, sminke meg, ikke gå i kosebukse, spise frokost og ta en kaffe. Samtidig som jeg tenkte det er lurt å legge listen lavt for hvor effektiv jeg kan være og hva jeg skal mestre av jobb, oppfølging av skole og trening. Kaoset kom da 12-åringen ville spille yatzy, 14-åringen skulle bake i Mat & Helse-faget, jobb-telefonen ringte og selgeren fra Fiskebilen ringte på døra.

For innimellom `liten straight`, `hus` og nybakte brownies, kom spørsmålene på chat, mail og telefonen; Hvordan skal vi følge opp en ansatt som er under oppfølging med en individuell Akan-avtale når vedkommende er beordret til hjemmekontor, er i karantene eller blitt permittert?

Vi kommer ikke unna at det å jobbe hjemmefra kan by på ulike utfordringer for ansatte som har det vanskelig fra før. Det å være fysisk på jobb sammen kolleger og ledere gir en naturlig beskyttelse ved at man blir sett, følger rutiner og blir fulgt opp tett. Plutselig blir man sittende i et vakuum med fravær av rutiner, sosialt fellesskap og kommunikasjon med de man er vant til å treffe daglig. Det kan føre til opplevelse av ensomhet og utrygghet.

I tillegg er hjernen vår i konstant beredskap med å håndtere frykt og trusler som blir presentert i mediene knyttet til smitte og fremtiden. Alt dette kan føre til at vi handler mer impulsivt, kortsiktig og selvisk. Vi håndterer denne situasjonen og endringene ulikt. For noen virker det skjerpende. For andre kan allerede eksisterende problemer eskalere. For ansatte som er i oppfølging gjennom individuell Akan-avtale kan manglende oppfølging og usikkerhet øke alkoholforbruket eller føre til tilbakefall. Det er vanskelig å få tak i fastlegen sin, og for noen stopper behandlingen de går i. Da blir det ekstra viktig at arbeidsplassen er tett på. Det å se, og vise omtanke er vanskelig på avstand, men desto viktigere i urolige tider.

Ha jevnlig kontakt.

Nå må vi jobbe sammen for å håndtere endringene, og bidra til å skape trygghet og stabilitet for alle. Vi må se hverandre og vise omtanke for hverandre på nye måter. Følg opp dine ansatte og kolleger jevnlig via telefon og videosamtaler. Som leder kan du invitere til uformelle kaffepauser og møter for å planlegge dagen, eller for å sjekke ut oppgaver i løpet av dagen. Det er godt å se hverandre, ikke bare høre hverandre.

 Det er vanskeligere å se hverandre og vise omsorg når vi nå jobber distansert og fra hvert vårt hjem. I tillegg skal vi håndtere ukjente digitale plattformer vi ikke er vant til å jobbe med. Vi kan alle kjenne på vår egen inkompetanse i disse dager. Heldigvis har jeg har to digitalt innfødte her hjemme som fungerer som IT-avdeling for meg om dagen.

Oppretthold rutiner.

Fravær av kjente arbeidsoppgaver, møter og rutiner kan fort føre til opplevelse av lite struktur og at dagen flyter mellom jobb og privatliv. Som leder kan du være tydelig med forventninger og grenser for arbeidstid, pauser og oppgaver. Oppretthold rutiner så godt det lar seg gjøre, og oppfordre alle ansatte til å gjøre det samme. Rutiner er en god venn i en usikker periode. Nok søvn, sunn mat og fysisk aktivitet er viktig og holde på, og kan hjelpe på å ha struktur i en ustrukturert tid.

Vi i Akan kompetansesenter starter dagen med morgenkaffe i Teams fra hvert vårt hjemmekontor. I går sto jeg opp litt tidligere for å fyre opp i peisen og bød på peiskos med kollegene. Her snakker vi om stort og smått. Det er en god måte og starte dagen på. Det er blitt en hyggelig rutine og jeg gleder meg til det hver dag.

Vær åpen.

Dersom du som leder eller kollega får en følelse av at alt ikke er greit hos medarbeideren din, må du være åpen og spørre hvordan det går. Inviter til åpenhet, ikke taushet. Dette er tiden for å vise litt ekstra omsorg for de av kollegene våre som vi vet sitter alene eller har det vanskelig fra før. Inviter til lunsjpauser sammen og spør hvordan vedkommende ha det.

Snakk med oss.

Heldigvis kan vi opprettholde veiledningstjenesten vår på telefon og chat selv om vi jobber hjemmefra, og du er velkommen til å ringe oss på vår veiledningstelefon 22 40 28 00 for å prate eller få veiledning. Så får du heller bære over med lyden av yatzy-terninger i bakgrunnen og at vi er litt uryddig på håret. Vi er bare mennesker som gjør så godt vi kan alle sammen.

Les mer om hvordan man kan følge oppsatte når de jobber hjemme