Nye tider – nye trender – ny Veileder

I dag er vi stolte av å lansere vår nye «Veileder i Akan-modellen»! Veilederen er en revidert og forkortet utgave av den tidligere Metodepermen som beskriver forebygging og håndtering av rus- og spillproblematikk i arbeidslivet etter Akan-modellen.

Ny forskning og nye erfaringer, endringer i arbeidslivet generelt, og utvikling av ledelse og HR spesielt samt ny teknologi, har utfordret noen elementer i Akan-modellen som har ført til behov for justeringer og tilpasninger. Erfaringene og kunnskapen vi har tilegnet oss via tett dialog med bedrifter, har ført til behov for å justere noen faglige begreper samt våre anbefalinger med tanke på organisering av det forebyggende arbeidet, advarselssystemet og oppbevaring av dokumenter. Den grunnleggende verdien i Akan-modellen som handler om partssamarbeid og det å tilby ansatte med rus- eller spillproblematikk hjelp og støtte, står fortsatt stødig.

I revisjonsarbeidet har vi hatt tett samarbeid og konstruktiv dialog med staten (SIRUS), NHO og LO. Staten har via SIRUS bidratt med relevant og oppdatert forskning. NHO og LO har diskutert innholdet internt, samt gjennomgått de juridiske perspektivene.

Ulike bedrifter = ulike policyer
I Veilederen legger vi større vekt på å oppfordre den enkelte bedrift til selv å diskutere holdninger til hva som er akseptabel bruk av rusmidler og spill, og hva som er uakseptabel bruk. Å diskutere «Hvordan ønsker vi å ha det hos oss?» er et enkelt og effektiv grep for å bygge kultur. Slike diskusjoner kan gjennomføres i ulike fora i bedriften og bidra til å sette temaet på agendaen. En policy vil variere ut ifra bedriftens størrelse, bransje, kultur, verdiplattform, yrkesgrupper og arbeidsoppgaver som utføres der. Av den grunn vil reaksjoner og konsekvenser av brudd på policy også variere noe ut ifra en helhetsvurdering, men ved å beskrive reaksjoner i forkant, opplever både ledere og ansatte trygghet og forutsigbarhet. «Det var enklere for meg å reagere med en gang ettersom vi hadde diskutert dette i forkant» hører vi leder ofte si.

Fra «advarselssystem» til ulike reaksjoner basert på en helhetsvurdering
Fra å snakke om «advarselssystemet» som innebar første advarsel ved første brudd, så andre advarsel ved andre brudd og valget mellom en Akan-avtale og ordinær personalsak, beskriver vi nå ulike «reaksjonsformer ved brudd». En reaksjon må henge sammen med avviket eller bruddet, og vil variere fra samtale, hjemsendelse, advarsel eller i ytterste konsekvens oppsigelse. Uansett må det foretas en helhetsvurdering på bakgrunn av situasjonen. «Advarselssystemet» kunne oppfattes noe rigid og som en saksgang som måtte følges uansett. Noen arbeidsgivere har stilt spørsmål om dette undergraver leders styringsrett i særlige alvorlige tilfeller? Vårt svar til det er naturligvis at Arbeidsmiljøloven og leders styringsrett gjelder uansett.

Når vi nå sier «ulike reaksjonsformer ved brudd» i stedet for å snakke om «advarselssystemet» understreker vi at den enkelte bedrift på forhånd må beskrive hva som er akseptabelt og uakseptabelt når det gjelder rusmidler og spill, og samtidig beskrive hvordan brudd skal håndteres. Det vil være ulikheter i hva som er akseptabelt og ikke akseptabelt basert på arbeidsoppgaver, risiko, yrkesgrupper, lovverk m.m. Ingen saker er like, og det må derfor foretas en helhetsvurdering av hva slags reaksjon som er best egnet. Likevel understreker vi at formålet med å bruke Akan-modellen fortsatt er at man ønsker å tilby hjelp før ansettelsesforholdet vurderes.

Fra sletting av dokumenter til elektroniske personalarkiv
De fleste virksomheter har i dag elektroniske personalarkiv og dette utfordrer muligheter til å makulere dokumentasjon i Akan-saker, altså advarsler og Akan-avtaler. Av den grunn henviser vi nå til Personopplysningsloven og oppfordrer den enkelte virksomhet til å utarbeide gode rutiner for oppbevaring av dokumenter og innsynsrett.

I vår daglige dialog med bedrifter erfarer vi at det er mange måter å løse dette på: Noen virksomheter vi har kontakt med velger fortsatt å oppbevare denne type dokumentasjon i papirformat innelåst i et arkiv, med mulighet for å makulere når Akan-avtalen avsluttes. Dersom Akan-avtalen brytes og saken behandles videre som en ordinær personalsak, fører de dokumentasjonen inn i det elektroniske personalarkivet. Andre bedrifter fører alt elektronisk og lager en rutine på at det noteres at Akan-avtalen er overholdt og avsluttet. Poenget er at dette kan løses på ulike måter så lenge det lages gode og sikre rutiner som ivaretar vedkommende og den sensitive informasjonen som følger av situasjonen.

Til slutt har vi valgt å ikke trykke Veilederen i papirformat, men la den ligge på nettsiden vår i et lese- og utskriftsvennlig format. Det gir oss muligheten til å oppdatere den jevnlig med ny kunnskap, nye verktøy og ikke minst spare noen trær. Veilederen er et levende dokument som vil gjennomgås og revideres med jevne mellomrom. Vi tar gjerne innspill fra dere slik at den kan forbedres ytterligere ved neste revisjon.

Veileder i Akan-modellen.